Outsourcing księgowości

7 zalet outsourcingu księgowości

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na powierzenie różnego rodzaju obowiązków zewnętrznym firmom. Stoi za tym głównie chęć zwiększenia wygody pracy oraz obniżenia kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jednym z najczęściej powierzanych zadań jest księgowość.

Czym jest outsourcing księgowości i jakie są jego zalety? O tym przeczytasz w tym artykule.

Outsourcing księgowości – co to takiego?

Outsourcing księgowości to nic innego, jak zlecenie prowadzenia całej obsługi księgowości zewnętrznemu podmiotowi. Dzięki temu przedsiębiorstwo, które deleguje prowadzenie księgowości zewnętrznej firmie, nie musi zatrudniać księgowego na pełen etat. Cała odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów spoczywa na zewnętrznej firmie. Bardzo często zdarza się, że taka zewnętrzna firma zajmująca się księgowością, oferuje również doradztwo finansowe i doradztwo podatkowe, co jest kolejną korzyścią dla przedsiębiorstwa delegującego obsługę księgowości.

Celem outsourcingu księgowości jest nie tylko zwiększenie wygody pracy oraz obniżenia kosztów związanych z zatrudnieniem dodatkowej osoby, ale również podniesienie efektywności procesów księgowych.

W zakres usług oferowanych przez zewnętrzne firmy zajmujące się księgowością najczęściej wchodzą takie zadania jak: podstawowe usługi księgowe, deklaracje podatkowe, ZUS, GUS, Intrastat, NPB, sprawozdania finansowe, analizy finansowe, nadzór księgowy, raporty zarządcze, administracja finansowa, przeglądy ewidencji księgowej, archiwizacja dokumentów, planowanie oraz pomiar efektywności procesów księgowych i rachunkowych oraz wiele innych. Wszystko oczywiście zależy od firmy zewnętrznej oraz od potrzeb firmy zlecającej outsourcing.

Jakie zalety dla firmy ma outsourcing księgowości?

Korzyści płynących z powierzenia księgowości zewnętrznej formie jest wiele. Oto niektóre z nich:

  1.     Obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem księgowości

Redukcja kosztów to najistotniejsza i główna zaleta outsourcingu księgowości. Pozwala on obniżyć koszty o 20-50%. Wewnętrzna księgowość generuje wiele kosztów, które da się zredukować poprzez outsourcing. Są to m.in.:

  •   Koszty techniczne – związane z zakupem sprzętu komputerowego, standardowego oprogramowania, oprogramowania finansowo-księgowego, szkoleniami w zakresie obsługi tego sprzętu, kosztami licencji, konserwacją sprzętu i oprogramowania, administracją systemu.
  •   Koszty osobowe – to przede wszystkim wynagrodzenie, składki na ubezpieczenie, premie, ale także koszty związane ze szkoleniami, rekrutacją, potencjalnymi błędami, potencjalną nieobecnością księgowego.
  •   Koszty logistyczne – dotyczą wyposażenia biura, powierzchni biurowej, przechowywania dokumentacji itp.
  1.     Doświadczenie i profesjonalizm zespołu biura rachunkowego

Zewnętrzne firmy oferujące usługi księgowości posiadają długoletnie doświadczenie w różnych obszarach: merytoryczne związane z prowadzeniem księgowości i rachunkowości, z zakresu efektywności prowadzonych działań, techniczne i informatyczne oraz z zakresu zarządzania zespołem. Przedsiębiorstwa, które od lat zajmują się księgowością wielu firm, zatrudniają pracowników, którzy posiadają ogromne doświadczenie i kompetencje z zakresu prowadzonych działań. Po latach współpracy z różnymi klientami, są oni w stanie pracować według wielu systemów i posiadają dużą wiedzę dotyczącą efektywności działań.

  1.     Bezpieczeństwo księgowości i zarządzanie ryzykiem

Jest to eliminacja ryzyka popełnienia błędu przez wewnętrznego księgowego. Zewnętrzna firma zajmująca się księgowością, ponosi całą odpowiedzialność za ewentualne błędy, w tym również konsekwencje finansowe w przypadku niezgodności z prawem lub niedotrzymania terminów. Ryzyko wystąpienia takich błędów w zewnętrznej firmie jest jednak bardzo niskie ze względu na to, że zatrudnia ona wysoko wykwalifikowanych pracowników, którzy mają ogromną wiedzę i doświadczenie.

  1.     Przeniesienie odpowiedzialności cywilnej

Outsourcing księgowości zwalnia również z odpowiedzialności karnej i cywilnej w przypadku popełnienia błędów księgowych.

  1.     Oszczędność czasu

Dzięki outsourcingowi księgowości, do obowiązków zarządu nie należy już kontrola jakości oraz efektywności działań księgowych, opracowywanie metod pracy księgowej, optymalizacja efektywności księgowości. Wszystkie te zadania należą do obowiązków zewnętrznego biura rachunkowego, a co za tym idzie – zarząd przedsiębiorstwa, które deleguje księgowość ma więcej czasu na inne zadania.

  1.     Koncentracja na core business

Przekazanie tak dużego zakresu pracy, jakim jest księgowość, pozwala zarządowi firmy poświęcić więcej energii, czasu i uwagi na główny obszar działalności (tzw. core business). Wszystkie obowiązki związane z księgowością, rozliczaniem płac, sprawozdaniami finansowymi, bieżącą administracją, analizami i raportami finansowymi są bardzo czasochłonne, więc dzięki ich delegowania przedsiębiorstwo zyskuje bardzo dużo czasu. Biuro rachunkowe, dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, może też być bardzo pomocne dla zarządu w procesach decyzyjnych związanych z księgowością.

  1.     Możliwość uzyskania wsparcia w różnych zakresach

Zewnętrzne biura rachunkowe, ze względu na swoje doświadczenie i kompetencje, potrafią stanowić doradztwo na różnych płaszczyznach. Oferują metody pracy, które są oparte nie tylko procesach księgowych, ale również prawnych i podatkowych. Wsparcie, które można od nich uzyskać jest nieocenione.