Home office – praca zdalna w czasie epidemii a telepraca

Przed pandemią praca w systemie home office była raczej zjawiskiem jednostkowym – dzisiaj, kiedy sytuacja epidemiologiczna bardzo wpłynęła na nasze życie (również to zawodowe), praca zdalna jest nieodzownym elementem wdrażanym przez wielu przedsiębiorców.

Co więcej, mnoży się liczba branż, wśród których praca z domu nie tylko po raz pierwszy pojawiła się w strukturze firmy, ale z biegiem czasu stała się normą. Czym jednak w świetle obowiązujących przepisów jest HOME OFIICE? Jakie wiążą się z nim uprawnienia dla pracodawcy, a jakie występują po stronie pracownika? Jakie są aktualne regulacje i oczekiwane zmiany w kodeksie pracy? Czy obecne regulacje prawne wyczerpują nasze zapytania na temat? Nasz specjalista odpowiada poniżej na te wszystkie zagadnienia i wyjaśnia jak prawidłowo wprowadzić pracę zdalną w firmie.

Pojęcie pracy zdalnej

Zacznijmy jednak od wyjaśnienia takiej formy wykonywania obowiązków. Wiele osób zastanawia się, czy zamienne używanie terminu — praca zdalna (określana potocznie jako ‘home office’) oraz telepraca jest, aby na pewno dopuszczalne? Czy użyte przez ustawodawcę określenie pracy zdalnej kryje za sobą znaną i obszernie już regulowaną w Kodeksie Pracy telepracę? Otóż niekoniecznie. Pokażemy na czym polega na różnica.

Pojęcie pracy zdalnej jest w wykładni prawa pracy czymś nowym. Ustawa w sprawie koronawirusa tzw. specustawa wprowadziła pracę zdalną jako odpowiedź na postępujące zakażenia wirusem SARS-CoV-2. Celem wprowadzenia home office z punktu widzenia rządzących jest ograniczenie przenoszenia wirusa w środowisku pracy.

Zatem jest to praca o charakterze incydentalnym, ograniczona czasowo, wykonywana poza stałym miejscem świadczenia powinności w ramach aktualnych obowiązków wynikających z umowy o pracę. Zatem może być to zarówno praca biurowa podparta systemami teleinformatycznymi (takimi jak Internet czy telefon, np. zdalna księgowość), a także czynności wytwórcze, usługi materialne i inne odbywające się wprost z domowego zacisza. Co więcej, ustawodawca nie skłania się do wskazania lokalu mieszkalnego jako jedynie właściwego miejsca do świadczenia pracy zdalnej.

Kiedy możemy wdrożyć pracę zdalną?

Aby zlecić pracę zdalną w ramach specustawy, nie ma konieczności zawierania porozumienia zmieniającego ani innych zapisów do umowy o pracę. Polecenie wprowadzenia home office, przekazane przez pracodawcę np. w formie pisemnej lub zaakceptowany przez niego wniosek pracownika jest wystarczający do jej wdrożenia. Pamiętajmy jednak o spełnieniu wprowadzonych w tarczy 4.0 zastrzeżeń. Czego one dotyczą? Odpowiednich umiejętności pracownika do realizacji takiej formy pracy, możliwości technicznych oraz możliwości lokalowych.

Pamiętajmy o kilku ważnych zasadach

Ważny jest aspekt dotyczący okresu wprowadzenia takiej formy pracy. Polecenie pracy zdalnej wymaga wskazania zamkniętego okresu jej funkcjonowania. Zobligowanie pracownika do świadczenia pracy z domu mające na względzie przesłankę przeciwdziałania COVID-19 jest jednostronne i nie wymaga jego zgody. Co istotne, mimo prawa do wnioskowania przez pracownika o taką formę wykonywania obowiązków, decyzja o tym, czy pracownik spełnia określone warunki i czy praca będzie się odbywać w ramach home office, pozostaje ostatecznie do oceny pracodawcy. Przy czym decyzja taka może być przez osobę zatrudniającą zmieniona w każdym momencie. Wprowadzenie wykonywania pracy zdalnej ma ustawowe uzasadnienie przez cały okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. To rozporządzenie ogłoszono z powodu COVID-19 i obowiązuje ono trzy miesiące po jego odwołania.

Możliwości kontroli pracowników na home office

Nagła potrzeba przeorganizowania systemu pracy i przeniesienie jej z biura do domów może być dla pracodawcy kłopotliwa. Zwłaszcza jeśli chodzi o dozór nad efektywnością pracy podwładnych.

Kodeks pracy już dziś umożliwia pracodawcy przeprowadzanie kontroli w domu pracownika w celu oceny pracy wykonywanej z domu pod kątem realizacji obowiązków, stanu technicznego powierzonego sprzętu czy zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Zastosowanie ma to jednak wyłącznie w przypadku telepracy. Czyli regularnego wykonywania swoich obowiązków poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Jakie są rozwiązania w przypadku wprowadzonej mocą specustawy pracy zdalnej?

Ewidencjonowanie pracownika

Jednym z uprawnień pracodawcy w zakresie pracy zdalnej, które dostarczają zapisy Tarczy 4.0, jest możliwość zobowiązania pracownika do ewidencjonowania czynności wykonywanych podczas home office. Na podstawie tego polecenia — pracownik będzie przekazywał ze wskazaną przez pracodawcę częstotliwością informacje zawierające w szczególności opis czynności, datę ich wykonania, czas ich wykonania. Niezależnie od miejsca świadczenia swoich powinności, niezmiennie wymagana jest od pracownika także ewidencja czasu pracy.

Co najistotniejsze, kontrola pracy wykonywanej przez pracowników odbywać musi się w granicach prawa. Pracodawca nie może obecnie zobowiązać pracownika skierowanego do pracy zdalnej, jeśli ten takiej zgody uprzednio nie wyrazi, do udostepnienia mieszkania w ramach kontroli (np. warunków BHP). Bez wiedzy pracownika nie można wprowadzić monitorowania jego aktywności w systemie komputerowym (taki proces może się odbyć się przy zachowaniu określonych w kodeksie pracy procedur.)

Ochrona danych osobowych

Pamiętajmy jednak, o obowiązujących przepisach dotyczących ochrony danych osobowych. Kontrola pracodawcy nie powinna naruszać dóbr osobistych pracownika ani prawa do zachowania prywatności. Przez wielu sporne w kwestii dopuszczalności a jednoczenie nieuregulowane prawnie, jest też zobowiązanie pracownika do udziału w wideokonferencji bez jego zgody, gdzie widoczna twarz czy elementy lokalu mieszalnego pracownika mogą kłócić się z zasadą adekwatności RODO.

Obowiązki i koszty pracodawcy – kto zapłaci za narzędzia?

Na podstawie tarczy 4.0 narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną zapewnia pracodawca. Ustawodawca przewidział także sytuację, w której pracownik wykorzystuje własne wyposażenie. Jak doprecyzowuje specustawa, ma to jednak miejsce „pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę”.

Natomiast w myśl zapisów kodeksowych pracownik wykonujący obowiązki regularnie z domowego zacisza ma z ramienia pracodawcy nie tylko zagwarantowany sprzęt, ale i pokrycie przez pracodawcę kosztów eksploatacyjnych i serwisowych oraz szkoleń i pomocy technicznej. Co więcej, gdy telepracownik wykorzystuje własny sprzęt do wykonywania telepracy, na podstawie kodeksu przysługuje mu ekwiwalent pieniężny (w wysokości określonej w porozumieniu, regulaminie lub w umowie).

Nierozstrzygnięta w ramach obecnych przepisów pozostaje kwestia finansowania prywatnych materiałów wykorzystywanych w ramach świadczenia pracy zdalnej. Na chwilę obecną przepisy milczą na temat zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika a związanych z wykonywaniem pracy. Zastosowanie indywidualnego spojrzenia na ten temat może mieć jednak miejsce poprzez zawarcie z pracownikiem umowy o wykorzystaniu prywatnego sprzętu do zadań służbowych. Taka umowa może określać ryczałt na pokrycie kosztów pracy, nie mniej jednak ustawodawca nie nakłada obowiązku zawierania takich ustaleń.

Na jakie regulacje w ustawodawstwie czekamy?

W materii pracy zdalnej zarówno wśród pracodawców, jak i w biurach rachunkowych powstaje wiele wątpliwości. Tym, na co zwracamy uwagę, jest brak formalnych wskazań dotyczących szczególnych zasad organizacji pracy zdalnej. Według obowiązujących przepisów prawa pracy sytuacja zdalnych pracowników pozostaje niestety niedoprecyzowana.

Nieodzowne są zmiany legislacyjne porządkujące pracę zdalną w zakresie odpowiedzialności bhp. Przy braku uregulowań prawnych obowiązek pracodawcy, jakim jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy pracownikowi podczas świadczenia pracy zdalnej jest trudny do realizacji.

Wypadki w pracy zdalnej

Równie problematyczną jest kwestia wypadków przy pracy. Wyraźnym i nieregulowanym do tej pory problemem jest realizowanie przez pracodawcę obowiązku ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku (w przypadku pracy zdalnej możliwy jest np. brak świadków takiego zdarzenia czy możliwości oceny miejsca zdarzenia).

Rozstrzygnięcia w kodeksie pracy wymaga też sytuacja kosztów ponoszonych w ramach pracy takich jak koszty elektryczności, ogrzewania czy połączeń telefonicznych. Mimo że kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, kwestia ta w realiach pracownika wykonującego obowiązki zdalnie wymaga doprecyzowania.

Podstawa prawna:

• 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych ( Dz.U. 2020 poz. 374)
• 67⁵– Art.67¹⁷ Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r.Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141)
• 5 ust. 1 pkt c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ( Dz.U.UE.L.2016.119.1)