Kontrola podatkowa i celno skarbowa – jak się na nie przygotować, żeby uniknąć stresu?

Dla wielu właścicieli firm kontrola zapowiedziana przez Urząd Skarbowy jest najbardziej stresującą sytuacją podczas prowadzenia działalności. Jednakże zarówno stres, jak i czas trwania takiej kontroli można w dużym stopniu zminimalizować, odpowiednio się do tego przygotowując. Warto więc wiedzieć, jakie prawa ma podatnik podczas trwania tej procedury oraz jak najlepiej się przygotować, aby uniknąć niespodzianek w czasie kontroli skarbowej. 

Rodzaje kontroli

Od 1 marca 2017 roku kiedy weszła w życie ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej, funkcjonują dwa rodzaje kontroli skarbowych – kontrola podatkowa oraz celno – skarbowa. Przedsiębiorcy najczęściej mogą spodziewać się kontroli podatkowej, czyli takiej przeprowadzanej przez pracowników Urzędów Skarbowych na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Jest ona podstawowym trybem weryfikacji rozliczeń podatkowych. Kontrole celno – skarbowe są z kolei prowadzone przez naczelników urzędów celno – skarbowych i wykonywane przez pracowników KAS lub funkcjonariuszy służby celno – skarbowej. Głównym celem tych ostatnich jest tropienie oszustw podatkowych, mających duże znaczenie dla gospodarki kraju.

Kontrola zapowiedziana

Wiele osób błędnie kojarzy kontrolę podatkową z nagłą i niezapowiedzianą wizytą urzędników, która wiąże się z koniecznością zaprzestania prowadzenia działalności na czas jej trwania. Nic bardziej mylnego. Kwestie te regulują bowiem odpowiednie przepisy. Urząd powinien zawiadomić podatnika o tym, iż zamierza przeprowadzić u niego kontrolę, a takie zawiadomienie powinno być dostarczone w odpowiednim terminie. Chodzi o to, by planowana kontrola rozpoczęła się najwcześniej 7, a najpóźniej 30 dni od dostarczenia takiego zawiadomienia. Rozpoczęcie jej w terminie krótszym niż 7 dni jest możliwe tylko wtedy, gdy podatnik wyrazi zgodę na wcześniejsze podjęcie działań. Ponadto jeśli urząd nie jest w stanie przeprowadzić kontroli nawet w ciągu 30 dni, zobowiązany jest do wyznaczenia nowego terminu i ponownego zawiadomienia o nim podatnika, przy zachowaniu takich samych zasad.

Zakres kontroli – co daje taka informacja?

Urząd w zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli ma obowiązek określić, czego będzie ona dotyczyć. Mowa tutaj przede wszystkim o określeniu rodzaju podatku, którego rozliczenia mają zostać skontrolowane. Taka informacja dla  przedsiębiorcy jest bardzo cenna, gdyż pomaga przygotować się do kontroli, a nawet usunąć błędy, które mogą znajdować się w dokumentach. Jeśli w dokumentach występują nieścisłości, ich korekta i złożenie jednocześnie tak zwanego „czynnego żalu”, chronią podatnika przed konsekwencjami błędu. Takie działania – a przede wszystkim złożenie czynnego żalu – nie są możliwe po wykryciu nieprawidłowości przez kontrolę skarbową. Podatnik powiadomiony o zamiarze wszczęcia kontroli powinien zgromadzić dokumenty dotyczące tego, czego ma dotyczyć. Ponadto jeśli znajdują się wśród nich dokumenty w obcych językach – najlepiej dokonać ich tłumaczenia. Urzędnicy przeprowadzający kontrolę mogą bowiem tego zażądać, a akceptowane jest tylko tłumaczenie przeprowadzone przez biegłego tłumacza. Oczekiwanie na wykonanie przez niego pracy bywa długie i tym samym może wydłużyć czas trwania całej kontroli.

Wyznaczenie pełnomocnika i uprzedzenie pracowników

Pracownicy US podczas dokonywania kontroli poza sprawdzeniem dokumentacji mają prawo żądać wyjaśnień od samego przedsiębiorcy, jak również od jego pracowników oraz kontrahentów. Warto więc uprzedzić wszystkie te osoby o tym, że planowana jest kontrola podatkowa i w przypadku żądania wyjaśnień są zobowiązane do ich udzielenia. Ponadto w czasie jej trwania przedsiębiorca powinien być dostępny dla kontrolerów.  Może on jednak też wyznaczyć osobę, która go zastąpi w tej roli. O wyznaczeniu pełnomocnika należy powiadomić naczelnika US przeprowadzającego kontrolę, podając dane wskazanej osoby. Często w firmach są również osoby posiadające pełnomocnictwo do załatwiania wielu spraw. Taka osoba również może działać zamiast przedsiębiorcy w czasie kontroli, ale należy wówczas przedłożyć odpowiednie pełnomocnictwo.

Prawa i obowiązki przedsiębiorcy

Podczas dokonywania kontroli skarbowej przedsiębiorca ma wiele praw, jak również obowiązków. Ich znajomość może okazać się bardzo przydatna, aby działania kontrolne przebiegały znacznie szybciej. Przedsiębiorca zobowiązany jest umożliwić kontrolerom zapoznanie się z dokumentacją firmy, a także wejście na teren zakładu. Dobrze, jeśli jest możliwe zapewnienie miejsca do pracy dla kontrolerów, w którym będzie można też przechowywać akta. Ponadto kontrolerzy mogą filmować, bądź fotografować zarówno dokumenty, jak i mienie firmy.

Przedsiębiorca na każdym etapie kontroli skarbowej ma prawo uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, a także w przeprowadzaniu dowodu, czyli na przykład składaniu wyjaśnień przez pracowników. Ma również prawo do wylegitymowania kontrolerów. Są oni zobowiązani na jego żądanie przedstawić swoje legitymacje. Przedsiębiorca ma oczywiście możliwość wniesienia zastrzeżeń do protokołu sporządzanego na koniec kontroli. Może również wymagać, aby kontrolerzy  w czasie swoich działań zachowywali odpowiednie przepisy BHP, obowiązujące na terenie firmy. Jeśli w wyniku prowadzonych działań kontrolnych spowodowane zostały jakieś straty, ma on prawo do wystąpienia o odszkodowanie pokrywające je.

Warto także pamiętać, że kontrola może być prowadzona tylko w zakresie określonym w zawiadomieniu. Ponadto jeśli już była prowadzona i wydana została decyzja, ponowne jej przeprowadzenie nie jest możliwe.